FAQs für Erhalter

Kinder werden von ihren Eltern/Erziehungsberechtigten im einmal jährlich stattfindenden Hauptvormerkzeitraum für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vorgemerkt. Der Hauptvormerkzeitraum 2025 ist von 10. Jänner bis 28. Februar angesetzt. Im Anschluss daran gibt es ein Zeitfenster, in dem die Einrichtungen die bei ihnen eingelangten Vormerkungen im Erhalterportal bearbeiten. Für die Bearbeitung der Vormerkungen der Priorität 1 haben Einrichtungen zwei Wochen Zeit, für die Bearbeitung der Prioritäten 2 und 3 jeweils eine Woche. Nach Ende dieser Bearbeitungsphase für die Vorauswahl jener Kinder, denen ein Betreuungsplatz zugeteilt werden kann, können Einrichtungen und Eltern/Erziehungsberechtigte im direkten Kontakt miteinander zu den Anmeldungen übergehen.

Eine Vormerkung ist der erste Schritt in einem zweistufigen Prozesse zur Suche eines passenden Kinderbetreuungsplatzes. Dieser Schritt wird durch das Kinderportal unterstützt, indem dort Eltern und Erziehungsberechtigte eine Übersicht aller verfügbaren Standorte in ihrer Nähe bekommen, die dortigen standortspezifischen Rahmenbedingungen einsehen können und so in weiterer Folge bis zu drei Einrichtungen auswählen können, die am besten mit den individuellen Betreuungserfordernissen ihres Kindes übereinstimmen. Um Einrichtungen diesen Betreuungswunsch mitzuteilen, kann eine Vormerkung bei bis zu drei Einrichtungen vorgenommen werden. Anschließend können die Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen auf Basis der Daten, die Eltern/Erziehungsberechtigte bei der Vormerkung ihres Kindes hinterlegt haben, entscheiden, welche Kinder zukünftig in ihrer Einrichtung betreut werden können. Nach dieser Vorauswahl wird den Eltern/Erziehungsberechtigten der entsprechende Status ihres Kindes bei den jeweiligen Einrichtungen im Kinderportal angezeigt. Als zweiter Schritt des Eingangs angesprochenen Prozesses erfolgt nun die Anmeldung, bei der Eltern und Betreuungseinrichtungen in direkten Kontakt miteinander treten und einen Betreuungsvertrag abschließen können. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu beachten, dass der Aufnahme eines Kindes bei einer institutionellen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung (ausgenommen Saisonbetriebe) die Vormerkung unter Verwendung des Kinderportals voranzugehen hat.

Aus verwaltungstechnischen Gründen müssen die Daten, die Eltern bei der Vormerkung ihrer Kinder im System hinterlegen, einmal pro Jahr gelöscht werden. Diese letzte Bereinigung erfolgte Anfang Jänner 2025. Eltern und Erziehungsberechtigte, die ihr Kind vor der Löschung am Kinderportal vorgemerkt hatten, wurden vom System automatisch über die Löschung der Vormerkungen informiert.

Eine Vormerkung für ein kommendes Kinderbildungs- und -betreuungsjahr ist immer ab Beginn des Hauptvormerkzeitraums möglich. Dieser ist jeweils am Beginn eines neuen Kalenderjahres angesetzt und erstreckt sich über mehrere Wochen.

Ja, Vormerkungen können auch unterjährig für das laufende bzw. nachträglich für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vorgenommen werden. Erfolgen diese in einem Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vor Beginn des Hauptvormerkzeitraumes, so können nur Vormerkungen im Zusammenhang mit der Suche nach einem Betreuungsplatz im aktuellen Kinderbildungs- und -betreuungsjahr durchgeführt werden. Erfolgen diese während oder nach dem Hauptvormerkzeitraum im aktuellen Kinderbildungs- und -betreuungsjahr, so können sowohl Vormerkungen für einen Betreuungsplatz ab sofort wie auch für einen im kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vorgenommen werden.

Es gibt zwei Arten von Vormerkungen. Zum einen gibt es unterjährige Vormerkungen, die im Zusammenhang mit der Suche nach einem Betreuungsplatz im laufenden Kinderbildungs- und -betreuungsjahr durchgeführt werden, zum anderen gibt es Vormerkungen für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr. Letztere können stets frühestens ab Beginn des jeweiligen Hauptvormerkzeitraumes getätigt werden.

Ja, Eltern und Erziehungsberechtigte können nach dem Ende der Bearbeitungsphase den Status ihres Kindes am Kinderportal einsehen. Dieser Status kann entweder „Angenommen", „Angenommen ab sofort", „Warteliste" oder „Abgelehnt" lauten.

Ja, Eltern/Erziehungsberechtigte erhalten am Ende des Vormerkprozesses eine Benachrichtigung per E-Mail, in der bestätigt wird, dass ihre Vormerkungen erfolgreich abgeschlossen wurde.

Nein, in diesem Fall ist keine erneute Vormerkung über das Kinderportal vonnöten. Falls das Kind jedoch in eine andere Einrichtung wechselt, auch wenn diese denselben Träger hat und sich am selben Standort befindet - z.B. im Falle des Wechsels von einer Kinderkrippe in einen Kindergarten -, ist eine Vormerkung bei der der neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung über das Kinderportal des Landes Steiermark durchzuführen.

Ja, ein Export der Daten als CSV-Datei ist möglich.

Ja, das ist selbstverständlich möglich. Sollte ein Kind bei keiner der im Hauptvormerkzeitraum ausgewählten Einrichtungen einen Platz bekommen haben, können die Eltern/Erziehungsberechtigten des Kindes natürlich eine neue Vormerkung unter Angabe von anderen, neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen durchführen.

Natürlich können Sie Kinder, sofern Sie die entsprechenden Kapazitäten haben, auch während des noch laufenden Hauptvormerkzeitraumes (Jänner/Februar) bzw. der Bearbeitungsphase (März) in Ihrer Kinderbetreuungseinrichtung aufnehmen. Sie müssen bei Anfragen für einen unterjährigen Betreuungsplatz, bei denen der gewünschte Betreuungsstart vor der Veröffentlichung der Status am Kinderportal (04.04.2025) liegt, keinesfalls bis April warten, um ein Kind in Ihrer Einrichtung starten zu lassen. Die gesetzliche Voraussetzung für die Aufnahme ist jedoch weiterhin, dass die Eltern/Erziehungsberechtigten des Kindes es über das Kinderportal bei Ihrer Einrichtung vorgemerkt haben. Das Vorliegen einer entsprechenden Vormerkung müssen Sie am Erhalterportal überprüfen. Wenn die Vormerkung dort aufscheint, können Sie das Kind aufnehmen, sprich auch bereits während des ersten Quartals einen Betreuungsvertrag abschließen. Wenn Sie im März schließlich alle bei Ihnen eingelangten Vormerkungen am Erhalterportal bearbeiten, ist das entsprechende Kind dann auch dort (nachträglich) anzunehmen.

Vormerkungen im Kinderportal sind verpflichtend vorzunehmen! Sollten Sie Kontakt zu Eltern haben und Ihnen einen Platz anbieten können, obwohl diese keine Vormerkung im Kinderportal vorgenommen haben, so sind Sie dazu verpflichtet, die Vormerkung gemeinsam mit den Eltern nachzuholen. Daten aufgenommener Kinder sind verpflichtend im Kinderportal abzubilden!

Achtung: Falls Sie während des 7-wöchigen Hauptvormerkzeitraumes bereits bei einzelnen Kindern, die bei Ihren Einrichtungen vorgemerkt wurden, einen Status gesetzt haben, so wurde dieser mit Beginn der tatsächlichen Bearbeitungsphase (03.03.2025) zurückgesetzt. Sie müssen diese Kinder erneut bearbeiten, sprich ihnen erneut den gewünschten Status zuweisen. Dass Bearbeitungen während des laufenden Hauptvormerkzeitraumes weder vorgesehen sind, noch vom System berücksichtigt werden können, wurde stets so kommuniziert.

Vormerkungen, die nach dem Hauptvormerkzeitraum abgeschickt wurden, können Sie am Erhalterportal unter dem Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen einsehen und bearbeiten.

Unter dem Menüpunkt Vormerkungen finden Sie alle Vormerkungen, die während des Hauptvormerkzeitraumes (10.01.-28.02.2025) für Ihre Einrichtungen abgeschickt worden sind. Die Bearbeitung dieser Vormerkungen erfolgt in der sogenannten Bearbeitungsphase und ist in mehrere Wellen unterteilt. Unter dem Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen sehen Sie jene Vormerkungen, die nachträglich, also nach Ende des Hauptvormerkzeitraumes, für Ihre Einrichtungen abgeschickt wurden. Zusätzlich finden Sie dort ab April auch jene Vormerkungen, die Sie im Zuge der Bearbeitungsphase im März mit dem Status „Warteliste" versehen haben.  Beide Arten von Vormerkungen können ab der KW15 unter dem Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen (wieder) von Ihnen bearbeitet werden.

Nein, im Unterschied zu den Vormerkungen des Hauptvormerkzeitraumes, die im Zuge der sogenannten Bearbeitungsphase in drei aufeinanderfolgenden Wellen abgearbeitet werden, gibt es bei der Bearbeitung der nachträglichen Vormerkungen keine zeitliche Staffelung. Sie können diese beginnend mit der KW15 jederzeit am Erhalterportal bearbeiten.

Eltern und Erziehungsberechtigte können es bereits am Folgetag sehen, wenn Sie am Erhalterportal im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen eine (nachträglich übermittelte) Vormerkung mit dem Status „Angenommen" oder „Angenommen ab sofort" bearbeitet haben. Konkret wird vom System ein Mail ausgeschickt, in dem die Eltern/Erziehungsberechtigten darauf hingewiesen werden, dass ihre Vormerkung durch eine darin ausgewählte Wunscheinrichtung bearbeitet wurde und das Ergebnis dieser Bearbeitung im Bereich „Meine Vormerkungen" im Kinderportal-Benutzerkonto eingesehen werden kann.

Bei Vormerkungen, die im Zeitraum vom 05.03.2025 bis zum 09.03.2025 abgeschickt wurden, kann es vereinzelt vorkommen, dass das gewünschte Betreuungsausmaß am Erhalterportal nicht aufscheint. Dies hängt mit einem Fehler am Vormerkformular zusammen, der während des oben genannten Zeitraums (abhängig von Endgerät und Internetbrowser) auftreten konnte. Bitte kontaktieren Sie in dem Fall, dass eine solche Vormerkung bei Ihnen aufliegt, die Eltern und stimmen Sie sich mit diesen bzgl. des gewünschten Betreuungsausmaßes ab.

Die „Mini-Welle" dient dazu, im Anschluss an die drei Hauptwellen der Bearbeitungsphase noch einmal alle Bearbeitungsergebnisse zu kontrollieren, bevor am 04.04.20205 die Status-Veröffentlichung am Kinderportal erfolgt. Ursprünglich war angedacht, diese Kontrolle auf jene Kinder zu beschränken, die im KBJ 2025/26 ins Pflichtjahr kommen. Aufgrund entsprechender Anfragen von Erhaltern wurde die Kontrollmöglichkeit nun auf alle während des Hauptvormerkzeitraumes vorgemerkten Kinder ausgeweitet. Da diese Ausweitung in der ursprünglichen Konzeption der Bearbeitungsphase nicht vorgesehen war, hält die Abteilung 6 alle Erhalter von institutionellen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen in der Steiermark dazu an - unabhängig von den technischen Beschränkungen am Erhalterportal -, etwaige Bearbeitungen während der 3-tätigen „Mini-Welle" nur unter Einhaltung folgender Vorgaben durchzuführen (ein Zuwiderhandeln kann selbstverständlich nachvollzogen werden):

Was muss vor der Bearbeitung einer Vormerkung in der „Mini-Welle" jedenfalls überprüft werden?

• Es ist vor jeder Bearbeitung in den Vormerkungsdetails zu überprüfen, ob dem entsprechenden Kind bereits von einer anderen Einrichtung ein Betreuungsplatz zugewiesen wurde.

Welche Arten der Bearbeitung sind während der „Mini-Welle" zulässig?

• Es ist erlaubt, Kinder, die noch von keiner Einrichtung den Status „Angenommen"/„Angenommen ab sofort" erhalten haben, anzunehmen. Vor allem im Falle von Pflichtkindern ist dies, vorausgesetzt die Kapazitäten bestehen, unbedingt angeraten.
• Es ist erlaubt, Kinder, die nach dem Ende der drei Hauptwellen bei der eigenen Einrichtung den Status „Angenommen" bzw. „Angenommen ab sofort" haben, zu bearbeiten (etwa um von „Angenommen" auf „Angenommen ab sofort" zu wechseln oder beispielsweise auch um sie abzulehnen, falls die Eltern zwischenzeitlich mitgeteilt haben, dass der Betreuungsplatz doch nicht benötigt wird).
• Es ist erlaubt, Kindern, die bisher den Status „Abgelehnt" hatten, den Status „Warteliste" zu geben (dasselbe gilt natürlich auch in der umgekehrten Form).  

Welche Arten der Bearbeitung sind während der „Mini-Welle" nicht zulässig?

• Es ist im Zuge der „Mini-Welle" jedenfalls nicht zulässig, Kinder, die bei einer anderen Einrichtung bereits den Status „Angenommen" bzw. „Angenommen ab sofort" erhalten haben, ohne Rücksprache mit dieser Einrichtung anzunehmen. Dies ist ohnehin technisch nur in jenem Fall möglich, dass man selbst die Priorität 1 des Kindes ist. Dennoch ist eine Annahme eines Kindes, das im Zuge der drei Hauptwellen bei einer anderen Einrichtung angenommen wurde, nur unter Zustimmung der entsprechenden Einrichtung bzw. des entsprechenden Erhalters zulässig. Sollten Sie als Erhalter damit konfrontiert sein, dass ein anderer Erhalter ein ursprünglich bei Ihnen angenommenes Kind trotz obiger Vorgaben ohne Rücksprache während der „Mini-Welle" übernommen hat, so ersuchen wir Sie, dies umgehend an die Abteilung 6 zu melden. Die Abteilung 6 wird in diesem Fall die unzulässige Bearbeitung rückabwickeln und mit dem gegen die Vorgaben verstoßenden Erhalter in Kontakt treten.

Das ist dadurch begründet, dass eine Vormerkung des Hauptvormerkzeitraumes immer dann vom Menüpunkt Vormerkungen in den Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen übertragen wird, wenn zumindest eine der in der Vormerkung angefragten Einrichtungen dem Kind in der Bearbeitungsphase den Status „Warteliste" zugewiesen hat. Da diese Einrichtung die Möglichkeit haben muss, das entsprechende Kind nachträglich anzunehmen, wird die Vormerkung übertragen und ist somit auch bei Ihnen im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen sichtbar.